WENAAS er en del av Kwintet-konsernet, og leverer arbeidstøy til blant annet brannvesenet i Molde.

Vi ønsker oss ikke tilbake!

Kwintet AS er markedsleder i Norge innen arbeidstøy og personlig verneutstyr. Molde Brannvesen står på kundelista. (Foto: Espen A. Istad)
Regnskapsavdelingen hos Kwintet fikk mindre å gjøre med system for reiseregninger integrert i lønnssystemet.
Nina Reiten, regnskapsleder hos arbeidsklær-leverandøren Kwintet Norge
Nina Reiten Dahle
Nina Reiten Dahle er regnskapsleder hos arbeidsklær-leverandøren Kwintet Norge. Hun kommer opprinnelig fra Wenaas. Sammen med SWM, Hejco og Fristads ble Wenaas nylig en del av Kwintet, og de utgjør nå fire av konsernets tolv merkevarer.
– Vi har i dag felles regnskapsfunksjon, og de elleve medarbeiderne på økonomiavdelingen i Måndalen i Romsdal fører regnskap for alle unntatt SWM. De har 1,5 stilling til regnskap stasjonert i Bergen, mens alt som gjelder lønn og reiseregninger blir håndtert fra Måndalen. Alle benyttet Visma lønn også før fusjonen, mens tre hadde Visma travel. Det var ingen grunn til å bytte, sier Reiten Dahle.
WENAAS er en del av Kwintet-konsernet, og leverer arbeidstøy til blant annet brannvesenet i Molde.
WENAAS er en del av Kwintet-konsernet, og leverer arbeidstøy til blant annet brannvesenet i Molde.

Stor reisevirksomhet
Hos arbeidsklær-leverandøren er det ca. 200 registrerte brukere av reiseregning. – Vi har mange selgere, og de er mye på farten. Noen har flere reiser i måneden, mens andre kanskje har ti i året. Totalt blir det et betydelig antall reiseregninger som skal håndteres, og med Visma travel er den manuelle håndteringen av reiseregninger betydelig redusert, sier Reiten Dahle.
– En stor fordel er at regelverket til enhver tid er oppdatert i systemet. Når taksten for f. eks kilometergodtgjørelse endres, tar systemet hensyn til det. Utfordringen er å lære seg å bruke systemet på best mulig måte med minst mulig feil. Det er relativt enkelt når man bare har prøvd det, selv om noen har litt datasperre - det har litt med alder å gjøre. 
Fordeler
For Kwintet ligger besparelsen i integrasjonen mellom reiseregnings -  og lønnssystemet. – Filen går rett inn i systemet, vi slipper mellomtransaksjoner, og er sikker på at vi betaler ut riktig. Med alle de reiseregningene som vi har, er det utrolig smart og trygt, sier Reiten Dahle. Hun mener også det er en fordel å velge et standardsystem. – Vi må tilpasse rutinene våre til systemet. Det er ofte dyrere om systemet skal tilpasses bedriften.
Lovbestemte kriterier ivaretas
Reiten Dahle mener også at kvaliteten på reiseregningene er blitt bedre siden det er større krav til nøyaktighet. – Systemet er lagt opp slik at man må fylle ut alle punktene i skjemaet før man kan gå videre. De som før var fristet til å hoppe over et punkt, blir nå tvunget til å gjøre det riktig, og det har man igjen for den dagen det blir kontroll. Dette innebærer trygghet for oss som selskap, men også for den reisende. Hver enkelt er nemlig ansvarlig for å fylle ut reiseregningene etter regelverket, og det slår tilbake på den reisende som privatperson dersom noe er feil – det gir grunnlag for tilleggsbeskatning.
Har sluttet med kasse
Hos Kwintet håndteres ikke bare reiseregninger, men også andre utgifter gjennom Visma travel. – Alle utlegg, enten det er til julebord eller gaver, refunderes over lønna. Kostnader må kunne dokumenteres, noe som gir mye bedre kontroll for oss som skal innfri lover og regler. Alle må være tydeligere, det er ikke bare å levere en kvittering i kassen. Ja, kassen eksisterer ikke lenger, forteller Reiten Dahle.
Alle leverer i tide
Nylig gjorde Kwintet også et annet effektivt grep: Nå betaler alle reisene sine med sitt eget kredittkort. – Etter at man begynte å legge ut for reisen selv, har det blitt viktigere å levere reiseregning før Eurocardregningen forfaller. Tidligere kunne vi få oppsamlinger med reiseregninger på slutten av året, og dermed dårligere oversikt over økonomien. Slik er det ikke lenger. Noen dager før hver lønnskjøring ser vi nå at det nærmest eksploderer i reiseregningssystemet, så dette har hatt god effekt, sier regnskapslederen.
5 gode grunner
• Tilgjengelig hvor som helst og når som helst
  via Internett
• Brukervennlig og enkel å bruke for alle
• Ingen installasjon
• Elektronisk attestering og bokføring sparer tid
  og fjerner feilkilder
• Alltid oppdaterte satser og regler
visma travel expense
Enkel håndtering av reiseregninger og utlegg.

Hvert år gjøres det omtrent 5 millioner yrkesreiser i Norge. Størstedelen av reiseregningene fylles ut manuelt. Men det finnes en løsning som gjør prosessen mye enklere og raskere.

Med en webbasert løsning for reiseregninger og utlegg sparer du tid og penger. Å håndtere reiseregninger og utleggsrefusjoner er en naturlig del av arbeidet med lønn, økonomi og regnskap. Derfor bør systemene snakke sammen. Visma Travel Expense er integrert med Visma Lønn og økonomisystemene Visma Business og Visma Global. Med integrerte systemer føres informasjonen kun én gang, ett sted. Det reduserer dobbelt-føringer og antall feilkilder. Med full elektronisk flyt av data får alle brukere tilgang til oppdaterte data, satser og variabler.

Ved å bruke Visma Travel Expense sammen med Visma Lønn lastes nødvendige grunndata – som kontoer, kostnadsbærere og ansattinformasjon – automatisk over fra lønnssystemet til skjermbildene de ansatte bruker for å registrere sine utlegg.
På samme måte overføres transaksjonene direkte til Visma Lønn når reiseregningene og utleggsrefusjonene er attestert og godkjent. Deretter overføres kostnadene til økonomisystemet. Det gjør at økonomimedarbeiderne sparer tid på den videre bearbeidingen.
KWINTET NORGE AS
  • En del av Kwintet - Europas ledende aktør innen yrkes-bekledning, med 5,5 milliard NOK i omsetning.
  • Hovedkontor i Måndalen i Møre og Romsdal.
  • Markedsleder i Norge innen produktgruppen arbeidstøy og personlig verneutstyr.
  • Har 11 avdelingskontor/datterselskap i Norge med en samlet omsetning på ca 900 millioner NOK.
  • Merkevarene Wenaas, SWM, Hejco, Fristads, SimonJersey, Lafont, Kansas, Pioner Djupvik, Clinic dress, Bragard, B&C og Acode.

visma_logo.jpg
ØkonomiBistand AS, Villan, 3536 Noresund. / Tlf 900 47 777 / Fax: 32 14 96 15 / E-post: firmapost@okonomibistand.no / salg@okonomibistand.no